Contrats et maintenance
Un contrat de service dit ce que vous vous engagez à faire chez un client, et à quel rythme. Cereezer en tire les visites de maintenance toutes seules, et surveille vos délais d'engagement.
Le contrat
Terrain › Contrats : un contrat appartient à un client et porte :
- un intitulé (« Maintenance préventive — extincteurs ») et une période — début et fin ;
- ce qu'il couvre, en texte libre : ce qu'un contrat couvre se négocie en phrases ;
- éventuellement un délai de réponse (sous combien d'heures quelqu'un doit être parti) et un délai de résolution (sous combien d'heures l'intervention doit être terminée). Vides, il n'y a pas d'engagement de délai ;
- ses lignes, une par visite récurrente.
Ses états : Brouillon tant qu'il se prépare, Actif une fois activé (« Activer »), Expiré de lui-même le lendemain de sa date de fin (il ne crée plus de visite), Résilié si vous y mettez fin avant (« Résilier » arrête la création des visites). Un contrat actif ou expiré se renouvelle.
Les lignes : ce qui revient, et quand
Chaque ligne dit :
| Champ | Ce qu'il décide |
|---|---|
| Site | où la visite a lieu |
| Type d'équipement | ce qu'elle couvre ; vide, elle couvre tout le site |
| Fréquence | mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle |
| Type d'intervention généré | le type que porteront les visites — c'est lui qui leur donne leur couleur au planning |
| Prochaine échéance | la date de la première visite à créer ; elle avance ensuite d'une fréquence à chaque fois |
Les visites qui se créent toutes seules
Chaque nuit, Cereezer crée les visites des contrats actifs qui tombent dans les soixante jours à venir : des interventions Planifiées, datées, qui attendent dans la file « Non assignées » du planning. Il ne reste qu'à les assigner (voir Les interventions). Une visite n'est jamais créée deux fois, même si la tâche de nuit est rejouée.
Les engagements de délai
Quand le site d'une intervention est couvert par un contrat qui promet des délais, l'intervention porte ses échéances de réponse et de résolution. L'horloge part de la date planifiée quand il y en a une (sinon de la création) : une visite préparée deux mois à l'avance n'est pas en retard le jour de sa création. Les échéances sont fixées une fois pour toutes : renégocier le contrat l'an prochain ne réécrit pas les engagements déjà pris.
Toutes les heures, Cereezer vérifie les échéances dépassées ; l'encadrement reçoit une notification « Engagement dépassé ».
L'échéance du contrat
Soixante jours avant la fin d'un contrat, l'encadrement reçoit une notification « Contrat à échéance ». « Renouveler » prépare le contrat suivant : même client, même couverture, mêmes délais, et une période d'un an qui commence le lendemain de la fin du précédent.