Clients, sites et équipements

Le référentiel décrit chez qui vous intervenez, où, et sur quoi. Une donnée n'y est saisie qu'une fois : l'intervention, le rapport et la facture la reprennent.

Les clients

Référentiel › Clients : l'identité (nom, raison sociale, n° de TVA), les coordonnées, l'adresse de facturation — celle que la facture reprendra — et les contacts, les personnes à joindre. Un contact peut recevoir un accès au portail (voir Comptes et rôles).

La langue du client (français ou anglais) est celle de tout ce qu'il reçoit : devis, factures, rapports d'intervention, et les e-mails qui les accompagnent — quelle que soit la langue de la personne qui les envoie. Un nouveau client part de votre propre langue ; changez-la sur sa fiche s'il en lit une autre.

Un client inactif reste au dossier avec tout son historique ; on ne lui crée simplement plus de travail. Supprimer le met à la corbeille, d'où il se restaure.

Les sites

Un site est une adresse d'intervention d'un client : un magasin, un entrepôt, un immeuble. Il porte ce dont le technicien a besoin en arrivant — les consignes d'accès (badge, quai, code), les horaires d'ouverture, les coordonnées GPS pour l'itinéraire — et les contacts présents sur place.

Les équipements

Un équipement est ce que vous entretenez : un extincteur, une chaudière, une porte automatique. Sa fiche dit son type, son n° de série, son fabricant et son modèle, son emplacement précis sur le site, ses dates (installation, fin de garantie) et ses caractéristiques propres (une pression nominale, une capacité…).

• Son statut : En service, Hors service, À remplacer, Retiré du parc.
• Dernière intervention et prochaine échéance se mettent à jour toutes seules quand une intervention qui le couvre se termine : la prochaine échéance est la dernière intervention plus l'intervalle de maintenance de son type.
• Sa fiche montre son historique : les interventions, les anomalies, et ce qu'il a coûté en temps et en pièces.

Les types d'équipement (Référentiel) fixent cet intervalle de maintenance, et c'est par le type qu'une intervention propose la bonne checklist et les bonnes pièces.

Les documents du site

La fiche d'un site porte ses documents : plans, certificats, contrats, rapports, photos, notices, attestations d'assurance.

1. « Déposer un document » : une catégorie, un titre lisible (« Attestation d'assurance 2026 », pas le nom du fichier), le fichier, une échéance si le document en a une, et la case « Partagé avec le client ».
2. Un document dont l'échéance approche (moins de trente jours) est signalé bientôt expiré ; passée, il est signalé expiré.
3. Un document partagé apparaît dans « Mes documents » du portail client. La case est décochée par défaut : un contrat d'accès ou une note interne ne regarde pas le client.
4. Oublié de cocher ? Le bouton « Partager avec le client » de la fiche du site le fait après coup, et « Retirer du portail » l'inverse. Le fichier, lui, ne se remplace pas : pour une nouvelle version, déposez-la et supprimez l'ancienne.

Importer l'existant

Général › Import reprend un fichier CSV — clients, sites, équipements, contrats, utilisateurs, interventions passées — au démarrage. Chaque écran d'import propose son modèle à télécharger, et rend compte ligne par ligne de ce qui a été repris ou refusé. Pour les clients, la colonne langue (fr, en) est facultative : vide, un nouveau client prend la langue de votre écran.